相談事例

CASE

様々な電子署名サービスがありますが、どれでも商業登記の添付書面に使用できるのでしょうか?

2023.1 山上

最近、商業登記の添付書面(添付書面情報)として電子署名を付与したファイルを受け取ることがあります。しかし、電子署名であれば何でも良いというわけではなく、商業登記の添付書面情報として使用できる電子署名は限定されておりますので注意が必要です。

先日も、米国在住の取締役の辞任届(米国法人DocuSign,Inc.の電子署名を付与)を添付ファイルで頂きました。法務省が現在認めている40数個の電子証明書の中に、DocuSign,Inc.の日本法人であるドキュサイン・ジャパン株式会社のサービス名「EU Advanced」がありましたが、頂いた米国法人の電子署名は該当しないとのことでした。同じサービス事業者から複数のサービスが提供されており、法務省が認めているのはその内の一つということもありますので、事前の確認が必要です。詳しくは法務省HPをご覧ください。

弊法人でも、1年前、役員変更登記をする際、株主総会議事録、就任承諾書、辞任届等の添付書面をすべて電子で作成してみました。代表取締役は商業登記電子証明書を、取締役は公的個人認証サービス電子証明書(マイナンバーカードをカードリーダーで読み込む方法)を利用して、ハンコを全く使わずに登記が完了しました。

役員の人数が多い、役員が海外におられる等、役員が1か所に集まることが難しい法人では電子署名を利用されると議事録の作成が容易になります。

これからは、登記の分野も劇的に変わっていくものと思われます。

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