相談事例

CASE

商業登記の申請に添付する議事録に電子署名を利用できますか?

2021.1 山上 の回答

株主総会議事録や取締役会議事録を書面で作成し、会社実印(代表者印)や取締役等役員の個人印を押印するのが一般的ですが、電磁的記録(Wordで作ったファイル等)に電子署名したものを添付することも可能です。

株主総会議事録

書面で作成した場合であっても一部(取締役会非設置会社における代表者選任議事録等)の登記時に添付する場合及び定款に別段の定めがある場合を除き押印する義務はそもそもない(会社法3181項)ため、電子署名をする必要もありません。

取締役会議事録

出席取締役、監査役が署名または記名押印することが義務付けられており(会社法3693項)、取締役会議事録を電子化する場合は、出席役員は記名押印の代わりに電子署名をする必要があります(同条4項、会社法施行規則225条)。

電子証明書の種類

商業登記に使用できる電子署名を議事録に付与するためには、会社・法人の代表者等の場合には法務省が提供する商業登記電子証明書を、取締役等の場合には民間事業者が発行する電子証明書やマイナンバーカードに搭載される署名用電子証明書を利用します。

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